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Detailliertere Beschreibung der Einzelfunktionen zur Doubletten-Suche

Doubletten-Suche nach Name - Straße - PLZ - Ort
Hier sucht der Adress-Reiniger anhand der Adress-Informationen nach Doubletten. Findet der Adress-Reiniger auch ein Feld 'Ansprechpartner', so zieht er diese Information in die Doubletten-Suche mit ein. Adressen einer Firma werden dann bei verschiedenen Ansprechpartnern nicht mehr als Dublette erkannt. Bei der Standard-Suche 'DublName' werden verschiedene Suchalgorithmen angewandt. Falls nicht alle Suchalgorithmen gewünscht werden, können einzelne unter den 'Optionen' auch ausgeschaltet werden.

Doubletten-Suche nach Postfach/Straße
Mit dieser Funktion findet der Adress-Reiniger auch Doubletten, bei denen eine Adresse einen Straßeneintrag hat und die andere mit Postfach angegeben ist.

Doubletten-Suche nach Telefon- und Fax- Nummer
Telefon und Fax-Nummer sind ebenfalls eindeutige Kennzeichen, um nach Doubletten zu suchen. Bei dieser Funktion zieht der Adress-Reiniger diese Informationen zur Doublettensuche heran.

Adressabgleich zwischen zwei Adress-Beständen
Abgleich von 2 Adress-Dateien. Alle in Datei B vorkommenden Adressen aus Datei A entfernen (Robinson-Adressen entfernen). Alle in A gefundenen Adressen die in B vorhanden sind können in einer separaten Tabelle zu Weiterverarbeitung geschrieben werden. Max. Anzahl der Adressen A und B sind je nach erworbener Lizenz 32.000 / 64.000 bzw. 128.000 Adressen.

Adressen mit benutzerdefinierten Begriffen in dem Feld 'NAME' entfernen
Die Funktion durchsucht alle Adressen im Feld 'Namen' nach benutzerdefinierten Begriffen. Wird einer von 10 möglichen Begriffe in dem Feld 'Name' gefunden, so wird die Adresse entfernt und in den Container geschrieben.
Beispiel: Einer der 10 zu definierenden Begriffen ist 'Schule'. In dem Feld 'Name' wird eine Adresse mit dem Eintrag 'Fachhochschule Paderborn' gefunden. Da in diesem Eintrag der Begriff 'Schule' vorkommt, wird die Adresse entfernt und in den Container geschrieben.

Adressen mit nicht korrekten Einträgen im Feld 'STRASSE' entfernen
Die Funktion prüft die Adressen auf logische Einträge in dem Feld 'Straße'. Wird ein nicht korrekter Eintrag erkannt, so wird die Adresse entfernt und in den Container geschrieben.

Adressen mit nicht korrekten Einträgen im Feld 'PLZ' entfernen
Mit dieser Funktion werden die Adressen nach nicht logischen PLZ untersucht. Wird ein nicht korrekter Eintrag erkannt, so wird die Adresse gelöscht und in den Container geschrieben.

Vierstellige PLZ mit vorlaufender 0 versehen
Excel hat ein kleines Problem mit vorlaufenden Nullen. Beim Kopieren einer PLZ '01234' kann die vorlaufende 0 schon mal verschwinden. Der Adress-Reiniger prüft in dem Feld PLZ alle Einträge nach der Anzahl der Zeichen und fügt verlorengegangene volaufende Nullen wieder an.

Fax-Nummer in separate Spalte einsortieren
Diese Funktion ist gedacht für Adress-Bestände, die von Adress- und Telekommunikations CD's generiert wurden. Bei diesen Beständen ist die Fax - Nummer oftmals in dem Feld 'Telefon' einsortiert. Über ein gesondertes Feld 'TelZusatz' wird in diesen Beständen dann definiert, ob es sich um eine Telefon - Nummer oder eine Fax - Nummer handelt.
Die Funktion sortiert die Fax - Nummer in ein separates Feld 'Fax' ein. Wird eine Adresse doppelte mit dem Eintrag 'Telefax' im Feld 'TelZusatz' erkannt, so wird die Adresse mit der Fax - Nummer entfernt und die Fax - Nummer in die Adresse mit der Telefon - Nummer kopiert. Wird eine Adresse mit Fax-Nummer gefunden für die es keine Dublette mit Telefonnummer gibt, so wird die Fax-Nummer von dem Feld 'Telefon' in das Feld 'FAX' verschoben.

Felder mit doppeltem Informationsgehalt in 2 Felder aufsplitten
Mit dieser Funktion ist es möglich einen doppelten Informationsinhalt eines Feldes auf zwei Felder aufzusplitten. Unterstützt werden Vorwahl nach Vorwahl / Telefon, Telefon nach Vorwahl / Telefon, Fax nach Vorwahl / Fax, PLZ nach PLZ / Ort und Ort nach PLZ / Ort.

Zwei Felder in einem Feld zusammenführen
Mit dieser Funktion können Sie zwei Felder in einem Feld zusammenführen. Oft sind die Namens-Bezeichnungen von Firmen in 2 Feldern aufgeteilt. Eine Doublettensuche nur mit dem ersten Teil des Namens bringt unscharfe Ergebnisse. Mit dieser Funktion können Sie die Teilbezeichnungen zusammenführen.

Überprüfung der Adressen nach evtl. falsch erfaßten PLZ (optional, nicht in der Standard-Version enthalten)
Die Funktion dient der Überprüfung des Adress-Bestandes auf mögliche Erfassungsfehler der PLZ.

Das Namensfeld nach z.B. 30 Zeichen abschneiden und die verbleibenden Zeichen in einem neuen Feld einfügen (Zusatzfunktion)
Wenn das Namensfeld aus zu vielen Zeichen besteht und damit in der Adresse der Name zu lang ausgedruckt wird, so können Sie mit der Funktion die Zeichen nach einer vorgebbaren Anzahl von Zeichen abschneiden. Die abgeschnittenen Zeichen werden in eine separates Feld geschrieben und können weiterverarbeitet oder ungeachtet gelassen werden. Auch können z.B. Vorname / Name, die sich in einem Feld befinden in zwei Felder aufgeteilt werden.

Doublettenabgleich bei Email-Adressen (Zusatzfunktion)
Email-Adressen mit der Feldbezeichnung Email werden nach Doubletten durchsucht. Alle Doubletten werden entfernt und zur Kontrolle in den Container geschrieben.

Abgleich von 2 Email-Adress-Dateien (Robinson-Abgleich) (Zusatzfunktion)
Alle in Datei B vorkommenden Email-Adressen aus Datei A entfernen (Robinson-Adressen entfernen). Alle in A gefundenen Email-Adressen die in B vorhanden sind können in einer separaten Tabelle zu Weiterverarbeitung geschrieben werden. Max. Anzahl der Adressen A und B sind 32.000 / 64.000.

Emailadressen nach Länderkennung sortieren (Zusatzfunktion)
Die Funktion legt eine neue Spalte an und schreibt in diese die Länderkennung wie de, com, net usw.

Emailadressen in Domain und Vorlauf zerlegen (Zusatzfunktion)
Sowohl der Domain-Teil der Emailadresse (nach dem @) als auch der Vorlauf der Adresse (vor dem @) werden in separate Felder geschrieben.

Emailadresse nach Syntax prüfen (Zusatzfunktion)
Prüfen der Syntax nach den wichtigsten Kriterien. Bei nicht gültigen Email-Adressen wird in einem separaten Feld eine nicht korrekte Adresse mit 'Error' gekennzeichnet.


 
 
 
 
 
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